Um diese Einstellungen optimal einsetzen zu können sind ein erweitertes technisches Verständnis sowie HTML und CSS Kenntnisse hilfreich.
Die mit einem Formular erfassten Daten können für die weitere Verarbeitung exportiert werden.
Für jedes Formular steht prinzipiell ein Datenexport im CSV-Format und Excel-Format zur Verfügung, sofern es sich um ein Formular mit aktivierter Datenbank-Konfiguration handelt. Die CSV- und Excel-Exporte haben eine festgelegte Form, die in Teilen umkonfiguriert werden kann (siehe unten). Eine Demo ist hier zu finden. Sollten die Konfigurationsmöglichkeiten nicht ausreichend sein, sind auf Anfrage auch zusätzliche Export-Formate nach individuellen Anforderungen möglich.
Die Konfigurationseinstellungen für den Daten-Export befinden sich im Reiter Datenbank Konfiguration eines Formulars.
Globale Einstellungen
Es stehen folgende globale Einstellungen zur Verfügung:
Informationen zur Veranstaltung mit exportieren: Wenn ausgewählt, werden Informationen zur Veranstaltung (Veranstaltungstitel, -datum, Anmeldeschluss, etc.) mit exportiert. Die Auswahl hat nur dann Wirkung, wenn das Formular mit einer Veranstaltung verknüpft ist.
Buchungsübersicht mit exportieren: Ist die Option ausgewählt, werden überblicksartige Informationen zu den Formulardaten ausgegeben, beispielsweise die Anzahl der insgesamt abgesendeten Formulare oder die Anzahl der noch freien Plätze einer Veranstaltung.
Nur die aktiven Anmeldungen exportieren ohne die Stornierungen: Ist die Option ausgewählt, werden nur die aktiven Anmeldungen ohne die Stornierungen in der Export-Tabelle ausgegeben.
Systemfelder
Systemfelder sind Datenfelder, die automatisch befüllt werden, wenn ein Formular eingeht oder wenn sich der Status einer Buchung ändert. Die folgenden Systemfelder können beim Export wahlweise ausgegeben werden.
Storniert: Zeigt an, ob die Anmeldung eines Interessenten vom Administrator storniert wurde.
Wartelisten-Benachrichtigung: Teilt mit, ob ein Interessent, der sich zu einer Veranstaltung angemeldet hat, eine automatische Wartelisten-Benachrichtigung bekommen hat.
Bestätigungsmail versendet: Teilt mit, ob eine Bestätigungsmail an den Absender eines Formulars gesendet wurde.
Datensatz hat Änderungen: Zeigt an, ob ein Datensatz aktuell Änderungen hat, die noch nicht publiziert wurden.
Felder ignorieren
Formularfelder, die unter Ignoriere Eingabefeld, Ignoriere abghängiges Feld oder Ignoriere ehemaliges Feld ausgewählt sind, werden beim Export nicht ausgegeben.
Felder umbenennen oder zusammenführen
Die Spaltennamen der Export-Tabelle entsprechen standardmäßig den Namen der konfigurierten Formularfelder. Man kann sie aber auch umbenennen oder mehrere Formularfelder zusammenführen.
Beispiel: Ein Formularfeld hieß ehemals „Benutzer“ und heißt – nach einer Änderung des Formulars – jetzt „Benutzer:innen“. Ändert man den Ausgabenamen für das ehemalige Feld „Benutzer“ in „Benutzer:innen“, so werden die Werte des ehemaligen Feldes „Benutzer“ und des aktuellen Feldes „Benutzer:innen“ in einer gemeinsamen Tabellenspalte zusammengeführt.