Anmeldungen verwalten

Die Anmeldungsverwaltung erreicht man, indem man eine Veranstaltung im Seiten-Editor aufruft und hier dem gelb hinterlegten Link „Zeige Liste der Anmeldungen“ folgt. Der gelb hinterlegte Link ist nur für eingeloggte Benutzer sichtbar, die Administrationsrechte für eine Veranstaltung besitzen.

Personen-Listen

In der Anmeldungsverwaltung werden drei verschiedene Buchungs-Listen angezeigt:

Teilnehmende: Liste von Buchungen für Personen, die sich über das Anmeldeformular erfolgreich registriert haben oder Buchungen für Personen, die von der Warteliste nachgerückt sind.

Warteliste: Buchungen für Personen, die sich über das Anmeldeformular für die Warteliste angemeldet haben. Dies trifft zu, wenn die Veranstaltung zum Zeitpunkt des Anmeldens bereits ausgebucht war, aber noch Plätze auf der Warteliste frei waren.

Stornierungen: Liste der Buchungen, die vom Administrator storniert wurden.

Angemeldete Personen rücken nicht automatisch von der Warteliste zu den Teilnehmern nach. Sobald ein Platz z.B. durch eine Stornierung frei geworden ist, kann der Administrator einen Wartelisten-Kandidaten manuell nachrücken lassen. Ebenso können Personen Ihre Anmeldung nicht selbst stornieren oder die Gruppengröße ändern. Eine Anmeldung wird immer vom Administrator angepasst.

Für den Vorgang des Nachrückens und Stornierens, sowie für die Änderung der Gruppengröße, gibt es Schaltflächen, die sichtbar werden, wenn man die Detailsansicht einer Anmeldung aufklappt.

Unterhalb der drei Personen-Listen stehen gelb hinterlegte Schaltflächen zum Exportieren und Löschen von Anmeldungen zur Verfügung:

CSV / Excel. Exportiert Anmeldungen als CSV- oder Excel-Datei. Siehe hierzu auch die Dokumentation der Export Konfigurationsmöglichkeiten. 

Jetzt löschen. Im Gegensatz zur Stornieren-Funktion werden die Anmeldungen mit dieser Schaltfläche unwiderruflich gelöscht. Gelöschte Datensätze können nicht wieder hergestellt werden.

Oberhalb der drei Teilnehmerlisten gibt es eine zusätzliche Schaltfläche „Auswählen“. Wird die Schaltfläche angeklickt, wechselt die Anmeldungs-Verwaltung in den Auswahl-Modus und es erscheint bei jeder Anmeldung eine Auswahlbox. Mit den Auswahlboxen können einzelne Anmeldungen für den Export oder zum Löschen ausgewählt oder abgewählt werden.

Ist der Auswahl-Modus durch Betätigen der Schaltfläche „Auswählen“ aktiviert, werden nicht mehr alle, sondern nur die ausgewählten Datensätze exportiert oder gelöscht.

Per Vorgabe sind im Auswahl-Modus Teilnehmer und Wartelistenkandidaten angewählt, Stornierungen sind abgewählt.

Automatische Mail-Benachrichtigungen werden versendet, wenn sich der Status einer Anmeldung ändert:

Bestätigungs-Mail: Die Mail wird bei Eingang einer Anmeldung versendet. Sind noch freie Plätze verfügbar, bekommt der Interessent eine Mail in Form einer Registrierungs-Bestätigung. Gibt es hingegen nur noch Plätze auf der Warteliste, wird eine Bestätigungsmail mit Wartelisten-Hinweis verschickt.

Nachrück-Mail: Die Mail wird versendet, nachdem der Administrator bei einem Wartelisten-Kandidaten die Nachrücken-Schaltfläche betätigt hat.

Stornierungs-Mail: Die Mail wird versendet, nachdem der Administrator bei einem Teilnehmer die Stornieren-Schaltfläche betätigt hat.

Benachrichtigung zur Änderung der Gruppengröße: Die Mail wird versendet, nachdem die Größe der angemeldeten Gruppe geändert wurde.

 

Alle vier Mail-Benachrichtigungen können aktiviert bzw. deaktiviert werden. Per Vorgabe sind die Mails deaktiviert. Zum Aktivieren muss im Formular-Inhalt im Reiter E-Mail Konfiguration unter E-Mail an den Benutzer die Option „Aktiviere bestätigende E-Mail“ angewählt sein.

Während der Mail-Text der ersten Bestätigungs-Mail im Formular-Inhalt vom Administrator frei konfiguriert werden kann, wird bei Nachrücken, Stornieren und Änderung der Gruppengröße eine Standard-Mail mit vorgegebenem Textinhalt vom System verschickt.